Et si dans cinq ans la paie était gratuite ? Ou comment la valeur se déplace du calcul à l’analytics…

Demain, on rase gratis ! Dans le domaine de la paie comme ailleurs, ce genre de promesse peut sonner comme une opération promotionnelle pas très subtile. Et pourtant… Chers DRH, accordons-nous cinq minutes ensemble pour prendre un peu de recul sur ce qu’est la paie. Ce n’est aujourd’hui rien d’autre, pour vous, qu’une commodité. Et une commodité très administrative. Croyez-vous vraiment que ce soit là l’unique valeur ajoutée qu’une organisation moderne puisse, en 2019, attendre de son prestataire ?

À la recherche du temps perdu dans le processus de paie

La paie est un processus calculatoire et déclaratif qui consomme beaucoup de temps. Mais il existe encore énormément de marge d’automatisation dans ce  processus de paie lorsqu’on analyse sa réalisation concrète. Le temps « humain » consacré à la paie se répartit sur trois échelons.

Le premier se situe en amont : il s’agit de tout ce qui est opéré par les éditeurs sur la conformité réglementaire. La maintenance légale et réglementaire suppose aujourd’hui un processus de veille très largement manuel, or on peut s’interroger sur les moyens qu’on aura dans le futur d’automatiser ce processus au côté d’organismes publics par le biais de connecteurs et de l’intelligence artificielle.

Le second échelon concerne le service de paie, et notamment les étapes de contrôle. De nombreuses solutions de paie sont aujourd’hui robustes, mais accusent leur âge. Elles n’ont pas bénéficié d’une automatisation suffisante de cette part de contrôle qui requiert beaucoup de savoir-faire humain, d’expertise. Il n’est pas rare de voir encore des gestionnaires de paie imprimer leurs bulletins, faute d’outils, pour faire des comparaisons à la main et assurer un contrôle correct…

Certes, cela ne fonctionne pas mal, mais reste chronophage, administratif et coûteux. Sur ce deuxième champ aussi, des solutions d’automatisation et/ou de robotisation existent et peuvent être rapidement développées : ces solutions modernes contrôleront par défaut tous les bulletins de paie, en les passant à travers un « tamis » de points de contrôles, pour ne remonter aux gestionnaires que les bulletins en alerte, nécessitant une analyse ou une intervention humaine.

Le troisième point recouvre la partie déclarative. En France comme dans d’autres pays, l’automatisation des reports et le machine-to-machine entre les employeurs et les organismes publics ont apporté un grand progrès. Le déclaratif est ainsi le domaine dans lequel nous sommes le plus avancés, ou, pourrait-on dire, le moins en retard.

À présent, si l’on considère que le coût machine d’un processus de paie a drastiquement baissé avec l’émergence des solutions en SaaS, et que son coût humain peut lui aussi être extrêmement réduit par l’automatisation et la robotisation, on pourrait se dire que la paie n’est qu’une commodité. Et que, demain, une automatisation quasi totale permettrait de rendre cette commodité gratuite, ou d’un prix dérisoire !

Ce qui nous amène à cette vérité : la valeur d’un système de paie ne sera plus dans le calcul des paies. Cela ne veut pas dire que « faire de la paie » n’a pas de valeur. La valeur sera dans les services que l’on sera capable de développer grâce à ce temps libéré : services aux employeurs via la data, services aux salariés pour plus de flexibilité. Nous nous intéressons ici à la data.

Changement de paradigme vis-à-vis des solutions de paie

Considérer que la valeur ajoutée d’un éditeur résidera bientôt dans la data et son analyse, c’est un point de vue nouveau. Pas au point d’impliquer une révolution, mais tout de même une grande évolution des esprits.

En ce qui concerne les solutions de paie, ces dernières doivent être en mesure de  prendre le virage de l’analytique RH. Les éditeurs sont producteurs de données, non au sens du RGPD, mais en tant qu’acteurs de leur transformation. Que sont-ils capables d’en retirer aujourd’hui, au-delà d’une feuille de calcul (le bulletin) et de déclaratifs (la DSN) ? Bien peu de choses au regard de la mine d’or que constituent, nous allons le voir, les données de paie.

L’exploitation des données de paie au service de l’employeur constitue le premier vivier de création de valeur de demain. Et le suivi de la masse salariale au niveau global est au premier rang des interrogations des DRH quand leurs ressources sont présentes à l’international. À titre d’exemple, savoir si la masse salariale augmente ou diminue est une chose. Comprendre de façon fine pourquoi elle augmente dans un pays et baisse dans le pays voisin en est une autre, qui permet non de reporter, mais d’orienter une action ou une politique RH en connaissance de cause. L’enjeu est de taille, car il s’agit de répondre aux exigences de flexibilité business de l’entreprise. Encore faut-il en avoir la capacité.

Les entreprises, de leur côté, doivent franchir une nouvelle étape de leur transformation digitale dans le domaine de la paie : au-delà de l’adoption d’une solution de paie dernière génération, il leur faut transformer le métier de gestionnaire de paie lui-même. Dès lors que la valeur de la fonction ne tiendra plus à la vérification d’un calcul (que les machines peuvent parfaitement assumer) mais dans l’élaboration d’analyses à partir du résultat de ce calcul, un nouveau métier va émerger : celui de contrôleur de paie, à l’instar des contrôleurs de gestion financière.

Alors, seulement, il deviendra possible d’interroger la paie sur des questions dépassant la masse salariale et d’entrer dans le prédictif. Rappelons qu’environ 80% des données intéressantes des collaborateurs – rémunération, fonction, temps de transport, absences, situation maritale, etc. – sont injectées dans la paie. D’ici quelques années, en mixant analyse de données et capacités de simulation, on doit pouvoir interroger la paie pour ce qu’elle est : une mine d’or de datas RH.

Quelles conditions provoquent l’absentéisme ? À l’inverse, quelles conditions sont optimales pour que les salariés performent ? Pourquoi quittent-ils l’entreprise ?  Est-il mieux de recruter ou de prendre des externes ? Et, au risque de choquer, les salariés sont-ils heureux ? Toutes ces questions trouvent une réponse ou un début d’explication dans la paie ; il est temps de « faire parler » ces données.

Les éditeurs sont-ils prêts à suivre cette voie ? Ceux qui ont la capacité de prendre le train de l’intelligence artificielle et du big data, d’une part, et de l’autre de monétiser l’analytique RH dans la solution de paie – c’est-à-dire mettre en évidence sa valeur – le feront assurément. Les autres devront les imiter, ou à terme disparaître.

La paie gratuite est-elle pour demain ? Non, car il y a toujours une inertie quand un changement bouscule une culture bien enracinée. Pour après-demain ? C’est plus que vraisemblable ! Car les grandes problématiques RH actuelles, stratégiques, interagissent trop avec le business pour se voir apporter les mêmes réponses qu’il y a vingt ans. De même que la valeur d’un téléphone mobile ne s’évalue plus aujourd’hui à la possibilité de téléphoner, celle d’une solution de paie ne résidera plus dans la production de bulletins de paie, mais dans l’exploitation pertinente des données utilisées pour leur élaboration. Le moment est venu pour les éditeurs de réinventer leur métier, et pour les DRH d’exiger davantage de leur solution de paie.

Jean-Baptiste de Charette, CEO de GlobePayroll