Solution de paie : les nouvelles exigences des DRH

En dix ans, les attentes des organisations ont sensiblement évolué vis-à-vis de leur solution de paie. Alors que l’attention se focalisait, à la fin des années 2000, sur des questions comme la capacité de leur outil de paie à évoluer dans le temps, les DRH et gestionnaires de paie s’attachent désormais à des éléments plus en phase avec leurs nouveaux enjeux.

 

Solution de paie : du self-service employé à l’assistant digital RH

Autour de la paie proprement dite, les nouvelles attentes des services RH se situent aussi bien en amont qu’en aval de la paie proprement dite.

En amont, les self-services se sont de plus en plus affirmés comme un critère décisif pour les services RH. De leur niveau d’avancement dépend, en effet, la capacité de l’outil à déporter les saisies vers les collaborateurs.

Le déport de la saisie vers les self-services implique des outils digitaux RH permettant aux collaborateurs et aux managers d’aller saisir des données de la manière la plus intuitive et la plus complète possible. Les fonctionnalités d’onboarding en sont une bonne illustration. Déporter la tâche, tout au moins en partie, vers le collaborateur via la saisie d’un certain nombre d’éléments d’information permet aux gestionnaires RH de bénéficier d’un processus d’embauche plus léger.

Il faut aussi compter avec l’apport de la gestion documentaire sur l’envoi de pièces justificatives, de pièces jointes, qui doivent pouvoir passer à travers des workflows complexes. Il en va ainsi pour un nombre de plus en grand de processus RH : gestion des absences, des arrêts maladie, des demandes d’acomptes…

Si le gain de temps demeure le premier objectif, de plus en plus de DRH associent ces services à une expérience employé, qu’il faut enrichir par ailleurs de contenu. On passe ainsi progressivement d’une logique « productiviste » de self-service, à une volonté de bouquet de services et d’information (et désormais des chatbots) afin de proposer au collaborateur une expérience employé complète et embarquée dans son quotidien. L’assistant digital RH se verra alors agréger des services proposant – de manière proactive – le traitement des notes de frais, la mise à disposition de places de parking, l’envoi automatique de notifications, etc.

 

De la logique d’intégration à la logique de plateforme

Cette intégration d’un bouquet de services auprès du collaborateur nécessite une capacité d’intégration forte.

Un système de paie en phase avec les exigences actuelles doit être doté d’API dernière génération car il est au centre d’un nombre de flux de plus en plus importants : outil de recrutement, core RH international, outil de gestion des talents et de la formation, système de GTA et badgeuses, système comptable, mais également portail d’information, système de gestion des demandes, coffre-fort électronique, outil de gestion documentaire ou de signature électronique, outil de notes de frais, etc. Sans oublier les interactions avec les systèmes publics pour les déclarations (ex. DSN en machine to machine).

Si les schémas d’architecture peuvent vite en la matière faire peur en ressemblant davantage à un plat de spaghettis qu’à un plan ordonné, un principe simple peut toutefois facilement guider les DRH et les DSI : l’intégration doit se regarder du point de vue de l’utilisateur, en regardant non pas le nombre d’applications mais l’expérience proposée par type de profil. Avoir un système de recrutement séparé n’est pas gênant s’il ne s’adresse qu’à des recruteurs et des candidats. En revanche, séparer un Core RH et un système de paie peut s’avérer compliqué si cela revient à couper des processus en deux pour des gestionnaires RH-paie.

Les connecteurs permettent aujourd’hui de faire dialoguer de manière beaucoup plus simple les applicatifs. Encore faut-il se poser les bonnes questions : qui doit être maître de quelles données ? Et pour que deux applications « étrangères » se parlent, quel langage doivent-elles adopter ?

 

Du reporting RH à l’analyse croisée et décisionnelle

Déjà évoquée sur ce blog, mais incontournable, la troisième exigence en hausse des DRH vis-à-vis de leur solution de paie concerne l’analytics RH, autrement dit l’analyse de données RH.

Les DRH sont en attente, vis-à-vis d’applications RH plus connectées, le cas échéant internationales, d’indicateurs globaux et pertinents pour leur pilotage.

On bascule ainsi progressivement du reporting permettant le contrôle des processus RH, à commencer par la paie elle-même, à l’aide à la décision. Les DRH veulent aujourd’hui être en mesure de suivre, voir d’anticiper l’évolution de leurs collaborateurs, sous toutes leurs dimensions : les effectifs que l’on paie, comme ceux que l’on gère sans payer, en fonction de leur rémunération mais aussi en fonction de critères de talent, de performance, etc. Ce reporting décisionnel doit offrir la possibilité de croiser toutes les données disponibles – données administratives, données de paie… – ce qui accrédite encore la nécessité d’un Core RH couplé à la paie.

Cette évolution rend inexorable celle de la fonction même de gestionnaire de paie. La valeur de celle-ci va résider de moins en moins dans la capacité à vérifier un calcul, ce que les machines sont aujourd’hui en mesure d’assurer avec un haut niveau de fiabilité, mais dans la pertinence des analyses réalisées à partir du résultat de ce calcul.

 

À l’orée de la décennie 2020, les DRH attendent clairement d’une solution de paie qu’elle leur apporte davantage qu’une paie juste. Parce que les organisations sont toujours en recherche de plus d’agilité et de performance, les DRH sont prêts à accueillir favorablement tout service connexe à la paie susceptible d’apporter un gain de temps à leurs équipes. Ce temps sera mis utilement à profit dans d’autres activités, activités dans lesquelles l’exploitation des données RH contenues dans le système de paie tiendra un rôle majeur. Les années 2020 pourraient bien être celles de l’analyse prédictive RH, qui est aujourd’hui le Graal de tout DRH.